Même le plus petit événement peut comporter une complexité surprenante : technologies innovantes, participants à distance, sans parler des changements sur site. Et à chaque nouveau prestataire ou partenaire de production, ce niveau de complexité s’intensifie, car il faut gérer davantage de personnes et de processus, les attentes et les plannings de production.
C’est pourquoi – surtout si vous disposez de ressources et de temps limités – collaborer avec un seul prestataire de production événementielle comme Encore pour réunir tous vos besoins créatifs, techniques et de production rendra votre vie (et celle de votre équipe) beaucoup plus facile. Voici trois façons intelligentes de tirer parti de la puissance d’un partenaire unique pour vos événements.
1) S’aligner sur la stratégie et les solutions pour améliorer l’expérience des participants
Le meilleur partenaire de production événementielle vous accompagne, vous et votre équipe, dès le départ : en apprenant à connaître vos objectifs, l’historique de vos événements et leurs habitudes, et en co-créant avec vous la stratégie événementielle. Les équipes d’Encore travaillent à vos côtés dès le premier jour, afin de comprendre pourquoi vous organisez cet événement et ce que vous souhaitez accomplir, pour pouvoir recommander des solutions concrètes afin de donner vie à votre vision.
Nous pouvons gérer tout, de la création graphique et du branding aux décors et installations, ainsi que la production et la technologie sur site, afin que vous n’ayez pas à répéter votre vision à chaque prestataire. Encore agit comme un partenaire unique et connecté, comblant les lacunes et garantissant que toutes les composantes de votre événement sont réunies sous un seul et même dispositif coordonné et bien communiqué, conçu pour atteindre vos objectifs. Un prestataire unique signifie également aucune surprise : nous veillons à ce que les logiciels soient à jour, que l’audio et la vidéo des présentations soient synchronisés et que votre scène soit impeccable. Cela élimine de nombreux obstacles à l’expérience des participants lorsqu’une infrastructure technique est assemblée par différents fournisseurs.
Un alignement encore meilleur est possible si votre partenaire entretient une relation avec le lieu de l’événement. En tant que partenaire présent dans de nombreux hôtels et centres de congrès de premier plan, nous facilitons les relations avec l’équipe du lieu et les alignons sur votre stratégie événementielle, l’expérience souhaitée pour les participants et vos objectifs. Nous disposons également d’informations privilégiées pour identifier les problèmes potentiels et proposer des solutions anticipatives. Par exemple, notre connaissance des lieux et nos relations avec les équipes hôtelières vous aident à optimiser la disposition des salles, les installations, les transitions rapides, le déroulement de la session et le timing des pauses et repas pour qu’ils s’intègrent aux autres événements du lieu. Cela nous permet également de résoudre rapidement les problèmes qui surgissent souvent lors des événements en direct. Cette optimisation et cet alignement entre tous vos fournisseurs amplifient la cohésion de votre événement, créant une expérience mémorable pour vos participants tout en offrant une organisation relativement sans stress pour vous et votre équipe.
Une fois que vous avez trouvé un partenaire de production avec lequel vous travaillez bien, impliquez-le sur l’ensemble de votre portefeuille d’événements. Collaborer avec Encore sur plusieurs événements permet de suivre des indicateurs clés par événement et d’une année sur l’autre, démontrant ainsi comment vos événements contribuent à atteindre les objectifs organisationnels. Nous pouvons garantir qualité, simplicité et cohérence d’un événement à l’autre tout en créant des économies d’échelle sur les lieux. Et surtout, nous savons déjà comment vous aimez travailler, ce que vous cherchez à accomplir et ce qui a fonctionné ou doit être amélioré d’un événement à l’autre, sans que vous ayez à nous former. Ce type de relation offre une expérience client exceptionnelle qui se traduit par des événements et des résultats remarquables, peu importe où ils sont organisés.
2) Tirer parti de l’expertise du partenaire de production
Un partenaire unique ne se limite pas à être expert en technologie événementielle. Branding créatif, présentations, expositions, événements hybrides, applications mobiles, sessions plénières ou engagement du public – ses équipes possèdent une expertise dans tous ces domaines.
Le meilleur partenaire pourra vous expliquer les solutions essentielles, améliorées et optimales pour les aspects créatifs, techniques et de production, en tenant compte de vos objectifs et de votre budget. Grâce à la connaissance approfondie des lieux et de la technique d’Encore, nous savons ce qui fonctionne dans chaque salle et comment mettre chaque espace en valeur. Nous savons également quelles options peuvent produire un résultat similaire à un coût différent, alors soyez transparent sur votre budget et vos contraintes pour que nous puissions personnaliser nos recommandations. Il y a un avantage considérable à travailler avec une équipe qui vous connaît, capable de reproduire les meilleures pratiques établies pour vos événements, où qu’ils soient organisés.
Vous voulez un partenaire dont l’équipe est à jour sur les dernières tendances, technologies, stratégies d’engagement du public et de satisfaction client. Lors de l’évaluation des partenaires potentiels, renseignez-vous sur la formation et l’éducation de leurs équipes. Encore investit massivement dans ses collaborateurs, produits et solutions technologiques, garantissant que ses équipes apprennent et innovent constamment. L’alignement avec les valeurs de votre organisation est également un facteur clé, et l’accent mis par Encore sur l’excellence du service et le support client en fait une extension naturelle de votre équipe.
3) Faire confiance à votre partenaire pour coordonner les ressources et les relations
Le moyen le plus rapide de gagner du temps est de faire confiance à votre partenaire de production événementielle pour coordonner les ressources et équipes nécessaires à la réalisation de votre événement. S’il a contribué à définir la stratégie et connaît parfaitement le lieu, il ne lui suffit que de vos directives de marque, de vos retours et de votre approbation pour gérer tous les autres éléments.
Par exemple, vous n’avez pas à chercher différents prestataires pour la technologie d’engagement du public, une application événementielle ou l’audiovisuel en salle. Encore peut fournir tous ces services, garantissant une intégration parfaite. Vous pouvez compter sur nous pour tout : créer des graphiques animés pour l’arrivée des participants, concevoir les éléments visuels, choisir les jingles audio, diffuser en direct la plénière principale et préparer le contenu pour votre système de formation en ligne après l’événement.
Lorsque vous engagez un seul prestataire pour créer une scène exceptionnelle, concevoir le branding et le contenu, produire le spectacle et l’exécuter, vous adoptez une approche globale de votre événement, où chaque élément est parfaitement aligné avec vos objectifs. Cela améliore l’expérience client pour vos participants, exposants et sponsors.
Cette relation simplifie votre organisation grâce à un point de contact unique : le chef de projet d’Encore, qui fixe les délais et s’assure que tous les éléments de l’événement avancent correctement. L’équipe Encore gère la communication entre les équipes créatives, techniques, de production et sur site.
Grâce à la diversité des services, produits et solutions, votre partenariat avec Encore peut s’adapter à vos besoins. Un prestataire unique met à votre disposition un réseau solide de ressources, essentiel pour des événements complexes. Avec des réseaux régionaux d’entrepôts et de partenaires de lieux, Encore peut rapidement augmenter les ressources, le personnel et l’équipement pour renforcer ce qui est déjà sur site.
En résumé, collaborer avec un partenaire unique comme Encore vous fait gagner du temps et évite bien des soucis, car il coordonne tous les éléments nécessaires pour concrétiser votre vision. Un point de contact unique simplifie la communication et la planification. En étant aligné avec vos objectifs et capable de suivre leur réalisation, Encore vous permet de valoriser votre portefeuille d’événements et de renforcer votre visibilité au sein de votre organisation. Et surtout, travailler avec une seule équipe de la stratégie à l’exécution maximise l’alignement et offre des expériences vraiment mémorables.