Congrès mondial sur le mélanome 2021

Client: MedConcept Gesellschaft für medizinische Projekte mbH
Lieu: Novotel Berlin Am Tiergarten, Berlin, Germany
Date: April 2021

Pour le congrès mondial quadriennal sur le mélanome en avril 2021, les organisateurs ont réuni des experts en onco-dermatologie du monde entier. Des confinements ayant empêché la tenue de l’événement sur place initialement prévu à Rome, il a fallu trouver des solutions pour réunir plus de 2000 invités attendus et plus de 200 intervenants, en s’attachant à proposer un événement virtuel informatif, engageant et interactif.

Secteur d’activité: Médecine

Notre mission: Exécution technique

Besoins du client

Notre équipe a conçu l’ensemble du congrès comme un événement virtuel en coopération avec l’organisateur, MedConcept GmbH. Pour cela, 296 conférences de 205 orateurs ont été pré-enregistrées, montées et intégrées à l’événement via un flux. Les conférenciers et les participants ont été réunis dans 47 réunions Zoom.
 
De la conception de l’exposition virtuelle en 3D jusqu’à la production, nous avons accompagné MedConcept avec des solutions provenant d’une source unique. Les participants pouvaient choisir l’un des cinq flux simultanés avec pré-enregistrements pendant l’événement virtuel. Aux heures de pointe, plus de 650 participants virtuels ont suivi les sessions pré-enregistrées simultanément dans un seul flux.

Solution

Des introductions en direct et des séances de questions-réponses depuis un studio de l’hôtel Novotel Berlin Am Tiergarten ont permis de faire vivre à tous les participants une expérience engageante et attrayante. Le Congrès mondial du mélanome 2021 a marqué la dixième année d’un partenariat réussi entre Encore et MedConcept.

Le docteur Lutz Reimer, directeur général de MedConcept, était convaincu du succès du congrès virtuel : « Quels que soient les défis qui se sont présentés au cours de la préparation, quelles que soient les solutions à court terme qui devaient encore être trouvées ou quels que soient les obstacles qui ont agi de l’extérieur, l’équipe d’Encore avait toujours une réponse adaptée, rapide et satisfaisante de prête. »

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Tech Specs

- L'événement a été mis en œuvre sous forme de conférence virtuelle via la plate-forme expo-IP, tandis que Simplex a été utilisé pour le streaming.

- 23 techniciens sur place ont veillé au bon déroulement de l'événement.

- Au total, environ 150 tests antigéniques rapides COVID 19 ont été utilisés pour assurer la sécurité de tous les membres de l'équipe et des clients dans le studio de diffusion.