Le guide du planificateur d’événements : stratégies pour propulser votre ROI et ROE

Lors des rencontres de débreffage post-événement, la majorité de vos pairs ne se contentent pas de démontrer comment leur événement a soutenu la croissance des revenus ou les objectifs stratégiques, mais aussi comment ils ont rehaussé l’engagement et la satisfaction des participants.

En fait, deux planificateurs sur trois rendent compte du ROI, tandis que 55 % évaluent le ROE.

Nous avons déjà présenté un aperçu des mesures courantes de ROI et ROE suivies par les planificateurs, ainsi qu’un survol des stratégies pour maximiser ces résultats. Voyons maintenant comment mettre ces stratégies en action afin d’amplifier à la fois le ROI et le ROE et influencer le succès de vos événements par des expériences marquantes.

Stratégies gagnantes pour augmenter le ROI des événements

1. Simplifiez les invitations et le processus d’accueil

Défi du planificateur : une partie essentielle du ROI consiste à calculer le coût par participant. Sans outil automatisé, les planificateurs doivent composer avec des feuilles de présence, des estimations manuelles ou incomplètes — rarement fiables.

Solution : simplifiez les invitations et les enregistrements pour obtenir un décompte précis et des rapports fiables, tout en améliorant l’expérience des participants.

L’outil clé : un outil d’invitation et d’accueil comme Encore RSVP, qui gère invitations, inscriptions et enregistrements sur place de façon fluide.

• Offrir une expérience simplifiée et personnalisée
• Donner des instructions claires aux participants
• Réduire le temps d’attente à l’accueil

L’automatisation réduit les erreurs, économise du temps et améliore la satisfaction, entraînant de meilleurs taux de participation et un bouche-à-oreille positif, ce qui renforce directement le ROI.

2. Exploitez l’analytique des données

Défi du planificateur : lors du bilan, les parties prenantes veulent savoir :

• Les revenus générés comparés au budget
• La répartition des dépenses
• L’investissement ayant eu le plus grand impact sur les participants

Solution : utilisez les données pour un compte rendu basé sur des faits.

L’outil clé : une application événementielle comme Chime Live℠, qui recueille des données sur l’engagement et fournit des tableaux de bord en temps réel.

3. Augmentez la visibilité des commanditaires

Défi du planificateur : démontrer un retour clair aux commanditaires pour justifier leurs contributions futures.

Solution : maximisez leur visibilité grâce à des affichages numériques dynamiques dans les zones à fort achalandage.

L’outil clé : des écrans interactifs et créatifs qui valorisent la marque du commanditaire tout en enrichissant l’expérience des participants.

Ces outils fournissent aussi des données sur l’efficacité des publicités. Les événements utilisant la technologie pour les commandites constatent une hausse de 20 % de satisfaction chez les commanditaires — ce qui favorise leur fidélité.

Stratégies gagnantes pour augmenter le ROE des événements

1. Multipliez les occasions d’interaction

Défi : l’engagement des participants est un objectif clé, mais les attentes post-pandémiques et la baisse de l’attention compliquent la tâche.

Solution : intégrez sondages et Q&R en direct pour dynamiser vos sessions.

L’outil clé : des applis comme Polling+ ou Chime Live℠ pour activer la participation et personnaliser le contenu.

• Q&R/sondages en direct
• Suggestions de thèmes et votes des participants
• Fonction clavardage et intégration aux réseaux sociaux

2. Stimulez les sens pour renforcer l’apprentissage

Défi : un des aspects clés du ROE est l’impact éducatif, qui dépend de la rétention et de l’engagement.

Solution : créez des environnements immersifs multisensoriels qui captivent et favorisent la mémoire.

Les recherches montrent que l’apprentissage immersif peut améliorer la rétention de jusqu’à 75 %. Et 85 % des planificateurs croient que cela stimule l’engagement.

3. Utilisez des outils de réseautage « matchmaking »

Défi : les connexions établies en personne sont un des atouts majeurs des événements. Mais elles nécessitent un juste équilibre entre spontanéité et interactions guidées.

Solution : intégrez du temps et des outils de réseautage personnalisé pour favoriser des rencontres pertinentes.

L’outil clé : une plateforme comme Chime Live℠, qui propose des suggestions basées sur les intérêts, le secteur et le rôle professionnel.

Ce réseautage ciblé enrichit l’expérience, augmente la satisfaction et améliore à la fois le ROE et le ROI lié aux connexions.

La force du partenariat

En appliquant ces stratégies, les planificateurs peuvent maximiser le potentiel de leurs événements, tant sur le plan financier que sur l’expérience des participants.

Choisir un partenaire de production événementielle complet comme Encore est un atout précieux : stratégie, créativité, technologie et production pour atteindre vos objectifs de ROI et ROE.

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