6 Experten -Tipps aus „Wählen Sie unser Gehirn: Ihre Event -Tech -Fragen, unsere praktischen Antworten“

Branchenexperten aus Encore leiteten die Sitzung, die eine Mischung aus Mythos-Busting, Real Talk und Interactive Q & A war. Ihr Ziel? Ausrüsten von Veranstaltungsplanern wie Ihnen mit dem Wissen, das Sie benötigen, um einen entscheidenden Aspekt der Veranstaltungserfahrung besser zu verstehen – Ihre Technologielösungen.

Tauchen wir in die wichtigsten Erkenntnisse und Imbissbuden ein.

Ihre Event -Tech -Experten

• Bret Fendt, Direktor, Kundenbeziehungen
• Debra MateGrano, Regionaler Vertriebsleiter
• John Rissi, Senior Vice President, Kunden- und Industrie Engagement
• Johanna Walsh, Vice President, Event Production
• Rob Wilcox, Direktor, Vertriebstechnik

1. Navigating Event -Tech -Kosten mit Zuversicht

Einblick: Inhouse-Tech-Dienste können manchmal teurer erscheinen, aber es gibt mehr als das Auge.

„Da sich die Erwartungen der Kunden von allem zu prominenten Restaurants und Flow Dry Bars zu immersiven Ereignissen verändert haben, mussten sie diese Erwartungen mit Expertenunternehmen zusammenarbeiten, um diese Erwartungen zu erfüllen“, erklärte Debra MateGrano, Regional Sales Director.

„Inhouse-Partnern werden in das Hotel investiert, einschließlich der Infrastruktur wie der Internetlinien, der Takelagepunkte und der Ausrüstung, aber auch der Menschen durch Schulungen, Vorteile und erweiterte Sicherheitsprotokolle. Wenn Sie mit einem externen Anbieter zusammenarbeiten, haben sie nicht oft das gleiche Geschäftsmodell und dieselben Investitionen“, sagte sie.

„Der Wert eines internen Partners ist, dass er ein wesentlicher Bestandteil des Teams des Veranstaltungsortes ist, mit intimem Wissen über den Raum, das, was funktioniert und was nicht, sowie der Bauinfrastruktur.

„Das ist für Sie, den Kunden, in einer Live-Ereignisumgebung, wenn wir ständig Problemlösungen und Anpassung haben. Daher hat dieses potenzielle Kostenunterschied einen Wert.“

Beachten Sie beim Vergleich von AV -Vorschlägen, dass die Infrastruktur eines Veranstaltungsortes die Kosten beeinflussen kann. Fragen Sie nach den spezifischen Gründen für Kostenunterschiede wie dem Transport von Geräten und Komplexität des Geräts.

„Auch in derselben Stadt können die AV -Preise aufgrund der Layout des Veranstaltungsortes, der einfachen Ausrüstungstransport und der Verfügbarkeit von Strom erheblich variieren“, betonte MateGrano. Beispielsweise erfordert ein Veranstaltungsort möglicherweise umfangreiche Arbeitskräfte, um Ausrüstung aufgrund seines Grundrisses einzurichten.

Pro -Tipp: Führen Sie frühzeitige und detaillierte Diskussionen mit Ihrem internen Event-Tech-Anbieter durch, um die einzigartigen Fähigkeiten Ihres Veranstaltungsortes sowie alle hilfreichen Überlegungen zu verstehen, die Sie beachten sollten. Sie können Anleitungen zur Auswahl der richtigen Lösungen für Ihr Budget und Ihren Platz geben.

2. Erleben Sie eine konstante Eventproduktion

Einblick: Konsistenz in der Veranstaltungstechnologie hat für Veranstaltungsfachleute oberste Priorität. Wenn die Erfahrung an verschiedenen Orten und Orten unterschiedlich ist, wird dies zu einem Schmerzpunkt.

„Das Kundenfeedback zeigte Herausforderungen mit der Konsistenz des Dienstes an verschiedenen Orten“, sagte John Rissi, Senior Vice President, Kunden- und Industrie Engagement. „Wir ehren dieses Feedback, wir hören Sie und wir haben in zusätzliche Schulungen und interne Tools investiert, um es anzugehen.“

Wenn Veranstaltungsanbieter die Vorlieben, das Feedback und die früheren Anforderungen der Planer verfolgen, haben sie die Erkenntnisse, um ein einheitlicheres Erlebnis zu bieten. Encore widmet sich der kontinuierlichen Verbesserung dieses Aspekts, um unseren Partnern am besten zu dienen.

Durch die Nutzung unseres Customer Journey Data -Tools können wir wichtige Informationen für jeden unserer Kunden optimieren und organisieren “, erläuterte Rissi.

„Es konsolidiert relevante Ereignisinformationen, Kundendienstumfragen und Notizen aus früheren Veranstaltungen, um einen umfassenden Überblick über die Anforderungen jedes Kunden zu bieten.“

Der Nutzen für Encore -Kunden? Müssen ihre Bedürfnisse nicht vom Veranstaltungsort bis zum Veranstaltungsort wiederholen; Das Encore -Team hat einen stärkeren Zugang zu ihrer Geschichte zu ihren Fingerspitzen.

Pro -Tipp: Falten Sie starke Partnerschaften mit Event-Technologieanbietern an, die die Konsistenz priorisieren und datengesteuerte Erkenntnisse nutzen, um ihre Dienste auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Durch die Aufrechterhaltung der offenen Kommunikation und das Austausch von Feedback können Sie sicherstellen, dass Ihre Event -Technologielösungen Ihren Zielen entsprechen und Ihre Erwartungen an verschiedenen Orten konsequent erfüllen.

3. Mastering Internetbedürfnisse und Kosten

Eventszenario:

Sie orchestrieren eine energiereiche, viertägige Konferenz in einem modernen Kongresszentrum. Um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung das Engagement löst, möchten Sie die Teilnehmer mit frischen, auffälligen Bildern fesseln, die die Nachrichten der Lautsprecher verstärken und einen dauerhaften Eindruck beeinträchtigen.

Die Lösung muss auch in verschiedenen Veranstaltungsräumen und Setups funktionieren und durch den majestätischen Grand Ballroom zu intimen Breakout -Räumen und entspannten Speisesebieten weben. Wie gewährleisten Sie eine zusammenhängende, technisch versierte Ästhetik, die in den verschiedenen Umgebungen schwingt?

Szenisch herausragend:

Stilerpaneele sind eine ideale Lösung für diese Planungsherausforderung. Um die Aufmerksamkeit des Publikums in der allgemeinen Sitzung zu erregen, erstellen Sie einen einzigartigen Bühnenkarten mit Reihen von Stilerplatten.

In kleineren Räumen können diamantförmige Arrangements oder subtile Kaskaden mit wichtigen Ereignis-Visuals, Branding oder Logos ein konsistentes Erscheinungsbild beibehalten.

4. Nutzung der Produzentenkompetenz

Einblick: Die Hersteller können die operativen und logistischen Bedürfnisse eines Ereignisses erfüllen und sicherstellen, dass alle Beteiligten ausgerichtet sind.

„Ein Produzent ist der Schlüssel zur Verwaltung von Stakeholdern und zur Gewährleistung des Erfolgs Ihrer Veranstaltung“, sagte Johanna Walsh, Vizepräsidentin der Event -Produktion. „Gute Produktion hängt stark von Organisation, Dokumentation und Kommunikation ab.“

Abhängig von der Komplexität der Veranstaltung können verschiedene Arten von Produzenten von Showanrufern, Bühnenmanagern oder Eventproduzenten benötigt werden. „Für komplexere Veranstaltungen empfehlen wir einen Showproduzenten oder einen Event -Produzenten“, erklärte sie. „Aber wir können diese Empfehlung für Sie abgeben. Sie müssen kein Experte sein – wir sind hier, um zu führen und zu beraten.“

Die Auswahl eines Tech-Anbieters für Veranstaltungen mit ausführlichem Wissen über Best Practices der Branche kann die Qualität komplexer Ereignisse erheblich verbessern.

Walsh betonte: „Meine Rolle besteht darin, eine Produktionsdisziplin bei Encore aufzubauen, die Produzenten- und Produktionskapazitäten mit Best Practices der Branche auszurichten. Mit Erfahrung durch führende hochkarätige Veranstaltungen und der Fokus auf Nachhaltigkeit sind wir uns der Verbesserung der Leistung der Dienstleistung ein.“

Durch die Nutzung des Fachwissens von Produktionsteams können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung die Best Practices der Branche entspricht und die Erwartungen des Publikums übertrifft.

„Die sich entwickelnde Natur der Eventproduktion erfordert spezielle Fähigkeiten und Nachhaltigkeitsüberlegungen, um WOW-würdige Ereigniserfahrungen zu erzielen“, sagte sie.

Pro -Tipp: Machen Sie sich über Zeitpläne klar, da die Einhaltung von Fristen in Ihrer Veranstaltungsproduktion Zeit und Geld spart. Es wird auch alle Teammitglieder, Ihre und Ihre Partner, frisch und für die Herausforderung eines jeden Tages vorbereitet.

5. Maximieren Sie die digitalen Engagement -Tools

Einblick: Es gibt ein digitales Tool für viele Ziele: „Die Zeitleiste hängt wirklich von den Zielen und der Komplexität der Veranstaltung ab“, sagte Rob Wilcox, Direktor, Vertriebstechnik.

Zu den wichtigsten Tools gehören Teilnehmer -Management -Plattformen, Tools für die Engagement von Teilnehmern und Content -Management -Systeme. Event -Apps wie Chime live℠, Umfrage+ Und Zugabe RSVP Helfen Sie mit der Verwaltung der Registrierung, Logistik und des Engagements des Teilnehmers.

Die Verwendung von KI für Live-Transkripte und Zusammenfassungen verbessert das Engagement nach dem Ereignis. „Wir erfassen die Sitzung und verwenden KI -Hilfe, um wichtige Take -Aways für Teilnehmer zusammenzufassen“, teilte er mit.

Pro -Tipp: Informieren Sie sich mit Ihrem Event-Produktionspartner über Ihre Ziele, unabhängig davon, ob Sie sich für die Straffung von Events einlädt und einchecken, das Engagement im Zimmer einlädt oder wertvolle Gespräche mit Teilnehmern mit Ressourcen und Kommunikation nach dem Ereignis fortsetzen möchten. Sie werden empfehlen, welche digitalen Tools jeweils erreichen können.

6. Kostensparende Maßnahmen für Verbände

Einblick: Seien Sie im Voraus mit Ihrem Budget, damit Anbieter Lösungen effektiv anpassen können.

„Je früher Sie uns einbeziehen, desto besser können wir Geräte und Arbeitsplätze planen, was darauf spart, Geräte zu unterbreiten oder außerhalb von Wehen zu verwenden“, schlug Mategrano vor. „Das sind beide teurere Ergänzungen. Je ehrlicher Sie mit Ihrer Preisspanne sind, desto besser können wir Ihnen dienen.“

Pro -Tipp: Eventtechnologische Anbieter zu Beginn des Planungsprozesses einbeziehen, um die Ressourcen zu optimieren.

Durch das Verständnis der Feinheiten der Tech -Kosten, der Servicekonsistenz, der effektiven Verwaltung des Internets und der Verbesserung der Produktionsfähigkeiten können Planer ihre Veranstaltungen auf außergewöhnliche Erlebnisse erhöhen.

Bist du bereit, deine Veranstaltung auf die nächste Stufe zu bringen? Wenden Sie sich noch heute an unsere Experten, um eine kostenlose Beratung zur Produktion von Veranstaltungen zu erhalten.

Wir würden uns freuen, um eine inspirierende Erfahrung zu erstellen. Greifen Sie jetzt nach draußen und verwandeln Sie Ihr nächstes Ereignis mit nahtlosen Technologielösungen, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.