4 Fragen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern
Covid-19 hat einen beispiellosen Anstieg der Zahl der virtuellen allgemeinen allgemeinen Meetings auf der ganzen Welt bedeutet. Sogar Märkte, die einst den persönlichen Aktionärs- oder Stimmmitgliedssitzungen erst einmal zugelassen haben, erwägen nun hybride Formate.
Was genau ist eine hybride Hauptversammlung?
Eine hybride Jahreshauptversammlung ist eine Hauptversammlung mit Teilnehmern im Zimmer sowie abgelegene Teilnehmer, die über eine virtuelle Veranstaltungsplattform teilnehmen. Wie jeder andere Art des HybridereignissesEs ist die Kombination sowohl im Zimmer als auch aus Online-Erlebnis, die es hybrid macht.
Diese beiden Publikumsgruppen können sowohl für die Aktionäre als auch für den Vorstand für Unternehmen und andere Interessengruppen beantragen. Zum Beispiel:
- Aufräume und virtuelle Teilnehmer mit Verwaltungsrat, die persönlich anwesend sind
- Im Zimmer- und virtuelle Teilnehmer mit allen oder einige der Verwaltungsratsmitglieder, die praktisch anwesend sind.
Im Gegensatz zu anderen Wahlveranstaltungen sind AGMs eine gesetzliche Anforderung von öffentlich gelisteten Unternehmen und sind mit einer einzigartigen Anforderungen an Anforderungen geliefert. Dieses neue Hybridmodell präsentiert AGM -Planer mit einer völlig neuen Reihe von Herausforderungen und Überlegungen.
Um bei Ihrer Planung zu helfen, finden Sie hier vier hilfreiche Starterfragen auf So planen Sie eine hybride Jahreshauptversammlung.
Wie beginnen Sie mit der Planung einer hybriden Jahreshauptversammlung?
1. Wie viele Aktionäre und Redner muss ich zulassen und wo befinden sie sich?
Die ersten beiden Teile dieser Frage können Sie ganz einfach bestimmen. Sobald Sie Ihre gesamte mögliche Publikumsgröße haben, müssen Sie Ihre durchschnittlichen Anwesenheitsraten sowie die Kapazität Ihres Veranstaltungsortes berücksichtigen. Mit aktuellen Reisebeschränkungen sollten Sie einen größeren Teil der Aktionäre ermöglichen, virtuell teilzunehmen. In ähnlicher Weise können sie je nach Standort Ihrer Vorstandsmitglieder oder anderer Redner für persönliche Teilnahme am Veranstaltungsort oder virtuell über ein Live-Stream- oder vorgezeichnetes Video besuchen.
Das Verständnis der Zahlen, die Sie zulassen müssen, hilft nicht nur bei der Auswahl der Veranstaltungsort, sondern auch bei der Art von Art von Virtuelle Veranstaltungsplattform Und Hosting benötigen die virtuelle Komponente. Beispielsweise erfordert ein virtuelles Publikum von nur 20 weitaus weniger technische Kraft und Unterstützung als eine Hauptversammlung von 10.000 Aktionären, wobei Teilnehmer von verschiedenen Standorten streamen.
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wer wo und wie viele dort sein wird, um persönlich zu sein, und praktisch anwesend sein oder virtuell präsentieren, bilden diese Informationen die Grundlage für Ihre technischen Anforderungen für Ihren Hybrid-AGM-Produktionspartner.
2. Welche AGM -Teilnahmeanforderungen muss ich berücksichtigen?
Der Schlüssel zum Durchführen einer effektiven Hybridversammlung ist die Verwendung von Hybrid-Technologie, die das Erlebnis im Zimmer nicht stört, aber auch die Teilnahme an den virtuellen Teilnehmern fördert. Wie bereits erwähnt, hilft zu verstehen, wie viele Anteilseigner an der persönlichen Versicherungspersonal teilnehmen, und praktisch zu ermitteln, welche virtuelle Lösung Ihren Anforderungen entspricht.
Welche Hybrid -Event -Plattform werden Sie wählen?
Mit vielen verfügbaren Lösungen kann die Suche nach der richtigen virtuellen Veranstaltungsplattform für Ihre Anforderungen überwältigend erscheinen. Ein offensichtlicher Ausgangspunkt besteht darin, den internen Event-Technologie- und Dienstleistungsanbieter Ihres Veranstaltungsortes zu fordern, ob sie einen anbieten. Encore ist im eigenen Haus bei mehr als 100 Veranstaltungsorten in Australien und bietet eine preisgekrönte interaktive Veranstaltungsplattform, Chime Live. Die Plattform wurde bereits für Hunderte von hybriden und virtuellen Hauptversammlungen weltweit verwendet, da sie eine virtuelle Erfahrung bietet, die von einem Expertenteam ansprechend, flexibel und unterstützt wird. Es kombiniert hochauflösendes Video-Streaming mit einer Reihe interaktiver Funktionen wie Live-Umfragen, Fragen und Antworten, Lautsprecherbios, Dokumenten und vielem mehr. Wichtig ist, dass alle Sicherheitsprotokolle für die Online -Hosting von AGMs gesetzlich konform sind.
Ist die Plattform sicher?
Da sensible Inhalte des Unternehmens zusammen mit wichtigen Entscheidungen während der AGMs geteilt werden, müssen Sie eine Plattform oder eine integrierte Lösung beschaffen, die sichere virtuelle Registrierungen ermöglicht, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen tatsächlich teilnehmen und stimmen. Ihr AGM-Produktionspartner kann eine Lösung für die Verwaltung dieser persönlichen und virtuellen Verwaltung bieten.
Zugriff auf und gemeinsame Unternehmensdokumente, Videos und Ressourcen
Wenn das Unternehmen Dokumente, Videos und andere Unternehmensberichte teilen möchte, müssen Sie überlegen, wie sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer auf diese zugreifen. Darüber hinaus möchten Sie die Teilnehmer bitten, eine Umfrage darüber auszuführen, wie sie die Erfahrung und alle Verbesserungen gefunden haben, die vorgenommen werden könnten. Wir empfehlen, diese Umfragen auf das verschiedene Zielgruppen anzupassen, da einige Fragen irrelevant wären. Eine Plattform wie Chime Live kann Ihnen zwei Umfragemitteln für Ihre Publikumsgruppen zur Verfügung stellen, um digital zugreifen zu können.
Ermöglicht die Plattform, dass der Aktionär sowohl im Zimmer als auch praktisch stimmt?
Stimm- und Fragen- und Antwortensitzungen sind in der Regel bei AGMS erforderlich. Ihre virtuelle Veranstaltungsplattform muss in der Lage sein, dies mit allen Sicherheits- und Moderationsprotokollen zu erleichtern. Zum Beispiel die Begrenzung der Abstimmung nur für diejenigen Mitglieder, die stimmen dürfen und in der Lage sein, eine einzige Stimme anonym abzugeben. Das Schöne an einem Online-Abstimmungssystem bedeutet, dass Ihre persönlichen Aktionäre ihre Stimmen mit einem internetfähigen Gerät wie Tablet oder Smartphone abgeben können. In ähnlicher Weise können Ihre Aktionäre in den Bereichen der Frage und Antworten, anstatt sich ein Mikrofon zu teilen, das gegen Covid-Safety-Regeln gegen die Regeln für die Covid-Safety-Regeln verstößt, mithilfe der virtuellen Q & A-Feature in der virtuellen Plattform ihre Fragen stellen. Ein ausgewiesener Moderator sollte vor dem Senden von Live an den Bildschirm zur Überprüfung von Fragen stehen.
3. Welche Herausforderungen könnten die Aktionäre oder Vorstandsmitglieder gegenüberstehen?
Die Herausforderungen können von Bandbreitenproblemen bis hin zur Planung von Inhalten in verschiedenen Zeitzonen reichen. Dies ist besonders eine Herausforderung, wenn Ihre Aktionäre international sind. In diesem Fall wird es wahrscheinlich eine Latenz (Verzögerung) geben, mit der Ihre Moderatoren und Betreiber im Voraus wissen müssen. Es ist wichtig, dass lebende Moderatoren oder Betreiber diese Details beim Sammeln von Publikumsfeedback haben, z. B. das Timing einer Umfragefrage und die Bestimmung, wie lange es offen bleibt.
Welche kovidischen Einschränkungen und Hygieneüberlegungen wirken sich auf Ihre Veranstaltung aus?
Die persönlichen Teilnehmer wollen sicher, dass ihre Gesundheit und Sicherheit von höchster Priorität haben. Aufgrund der jüngsten Anpassungen der Veranstaltungsbranche an Combat Covid-19 wird dies für einige Zeit wichtig bleiben. Zugabe Trifft sich Richtlinien bieten Best-Practices für die Gestaltung und Bereitstellung sicherer Verfahren und Veranstaltungen aller Art. Die Richtlinien stellen sicher, dass die Ereignisse in der sich ändernden Landschaft für lebende, virtuelle und hybride Besprechungen und Ereignisse sicher übermittelt werden. Die Richtlinien wurden mit vier wichtigen Bereichen des Ereignisdesigns und der Lieferung entwickelt:
- Zimmerlayout
- Verkehrsfluss
- Technologieverbesserungen
- Reinigungsrichtlinien.
Seien Sie bereit, Ihrem Event-Produktionspartner diese Fragen zu stellen und wie sie dazu beitragen können, die Herausforderungen remote und persönlich zu mildern, um eine positive Erfahrung für Ihre AGM-Teilnehmer zu gewährleisten. Die gute Nachricht ist, einer der größten Vorteile einer hybriden Hauptversammlung liegt in der Fähigkeit, einige Aktionäre aufzufordern, virtuell teilzunehmen, wenn sich die Beschränkungen dramatisch ändern.
Auf der anderen Seite der Medaille kann das Hinzufügen eines virtuellen Elements für sich selbst und Ihre Vorstandsmitglieder, die möglicherweise praktisch anwesend sind, entmutigend sein. Wir ermutigen nachdrücklich die Partnerschaft mit einem erfahrenen Produktionsunternehmen, das Proben, virtuelles Bühnenmanagement und technische Support vor Ort anbieten kann. Sogar das Konzept eines Covid-Safe-Hybrid-Ereignisses ist für diejenigen, die mit dem Modell nicht vertraut sind, kaum vorstellbar. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, das Hybrid -AGM -Design mit dem Verwaltungsrat über die Linie zu bringen, sollten Sie sie mit einem realistischen 3D -Rendering der Veranstaltung vorstellen.
Überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und überprüfen Sie erneut die vorhandenen Sicherheitsprotokolle
Sicherheit ist eines der wichtigsten Elemente bei der Organisation einer hybriden Hauptversammlung. Die Sicherstellung, dass Ihre virtuelle Plattform sicher ist wie integrierte Software (wenn Sie einen Anbieter von Drittanbietern verwenden), ist entscheidend für die Integrität des Unternehmens und den Erfolg der AGM. Ein erfahrener Anbieter von Hybrid-AGM-Technologie hat bereits alle relevanten Maßnahmen, um die AGM vor Anti-Hack-Plattformen zu schützen, zu strengen Sicherheitsprotokollen, um Cloud-basierte Netzwerke zu sichern. Das Aufzeichnen der Veranstaltung ist eine weitere Sicherheitsmaßnahme, damit die Hauptversammlung sofort geprüft werden kann, um eine vollständige Überprüfung der gesamten Veranstaltung und die Fähigkeit zu ermöglichen, die Aktivitäten und die Anwesenheit jedes Mitglieds zu bestimmen. Als Höflichkeit sollten Sie zu Beginn der Hauptversammlung alle Teilnehmer benachrichtigen, dass die Veranstaltung aus Sicherheitsgründen aufgezeichnet wird. Sprechen Sie mit Ihrem Event -Technologiepartner, um herauszufinden, welche Sicherheitsprotokolle für ihre Plattformen vorhanden sind.
Welche Misserfolgsfunktionen hat die virtuelle Veranstaltungsplattform?
Barrierefreiheit ist ein weiteres wichtiges Element, um sicherzustellen, dass Ihre Hauptversammlung den Teilnehmern spezifischen Anforderungen richtet. Es gibt eine Reihe von Zugänglichkeitsfunktionen, die sowohl in das Erlebnis im Zimmer als auch über die Veranstaltungsplattform integriert werden können, um sicherzustellen, dass alle berücksichtigt werden. Von etwas so einfachem Zoom, Audiokontrolle, Schriftgröße und Schrift bis hin zu Signalsprachen, Übersetzungen und Bildunterschriften. Besprechen Sie Optionen mit Ihrem Produktionspartner, um zu sehen, was für die Stakeholder Ihres Unternehmens richtig ist.
4. Wie werden Vorstandsmitglieder ihre Inhalte liefern?
Die Art von Hybridveranstaltungen bedeutet, dass Sie sowohl persönliche Produktionsdienste als auch virtuell ermöglichen müssen. Abhängig davon, wie Ihre Vorstandsmitglieder präsentieren möchten, müssen Sie das Aussehen der Bühne sowie einen virtuellen Hintergrund für diejenigen praktisch berücksichtigen. Stellen Sie mit dem Covid-Safety-Plan Ihres Veranstaltungsort- und Event-Produktionspartners den Covid-Safety-Plan und den Antrag auf einen angemessenen Abstand, Hygienemaßnahmen usw., um den COVID-Safety-Plan und den Event-Produktionspartner usw. zu verfolgen.
Welchen Hintergrund oder virtuelles Studio werden Sie verwenden?
Für die Konsistenz ist es am besten, wenn sich die Bühne gegenseitig nachahmt. Sie sind zwar auf das, was für den Aussehen in der Zimmerbühne verfügbar ist, beschränkt, während Präsentationsphasen Sie können eine Reihe digitaler Assets in die Kulissen einbeziehen, wie z. B. eingebettete Videos, animierte Grafiken, Mikrosites und mehr. Sie können sogar das Aussehen ändern, um dem Thema der Präsentation zu entsprechen. Ein grundlegender Präsentationsphase Setup besteht in der Regel aus einem statischen Hintergrund oder grünen Bildschirm und Schreibtisch mit dem Moderator und dem Produktionsteam. Ihre Redner haben die Möglichkeit, ihre Präsentation zu streamen oder sie vorzuschreiben und auf der virtuellen Plattform zu hosten. Wenn Sie nach etwas suchen, das auffällt, verfügt Encore über eine Vielzahl von Präsentationsbühnenumgebungen, die sich in Größe, Technologie und benutzerdefinierten Inhaltsoptionen unterscheiden. Diese Art von Umgebung erfordert zwar extrem wirkungsvoll, erfordert die Probe- und Produktionszeit vor Ihrer Hauptversammlung.
Machen Sie Ihre AGM on-Demand zur Verfügung
Wann immer möglich, empfehlen wir Ihnen, Inhalte On-Demand zur Verfügung zu stellen. Zum einen sorgt es für Ihre Inhalte sowie ein Archiv der Hauptversammlung für Prüfungszwecke.
Die Hilfstiche – Hybridverstöße sind hier, um zu bleiben.
Eine hybride Jahreshauptversammlung bietet eine Lösung, damit sich Ihre Stakeholder in Verbindung setzen und gleichzeitig allen Aktionären oder Mitgliedern trotz geänderter Beschränkungen anwesend sind. Die Beantwortung dieser vier Fragen ist ein großartiger Ort, um bei der Planung einer persönlichen, hybriden oder vollständig virtuellen Hauptversammlung zu beginnen. Die Bewältigung von detaillierten Antworten läuft bei der Führung von Diskussionen mit potenziellen Produktionsanbietern einen großen Beitrag zur Verfügung. Wählen Sie eine erfahrene Produktionsfirma mit Full-Service-Veranstaltungen, die Sie durch den Planungsprozess führt und einen nahtlosen Service für alle Ihre Anforderungen anbietet.