Selbst die kleinsten Events können überraschend komplex sein: innovative Technologie, Teilnehmer aus der Ferne, ganz zu schweigen von Änderungen vor Ort. Mit jedem zusätzlichen Anbieter oder Produktionspartner steigt diese Komplexität, da weitere Personen, Prozesse, Erwartungen und Produktionspläne koordiniert werden müssen. Deshalb – insbesondere wenn Sie nur begrenzte Zeit und Ressourcen haben – macht die Zusammenarbeit mit einem einzigen Event-Produktionspartner wie Encore, der all Ihre kreativen, technischen und Produktionsbedürfnisse zusammenführt, Ihr Leben (und das Ihres Teams) erheblich einfacher. Hier sind drei clevere Wege, die Vorteile eines einzigen Event-Produktionspartners zu nutzen.
1) Strategie und Lösungen aufeinander abstimmen, um die Teilnehmererfahrung zu verbessern
Der beste Event-Produktionspartner begleitet Sie und Ihr Team von Anfang an – lernt Ihre Eventziele, die Historie und Muster kennen und entwickelt gemeinsam mit Ihnen die Eventstrategie. Die Encore-Teams arbeiten von Tag eins an an Ihrer Seite, um zu verstehen, warum Sie das Event veranstalten und was Sie erreichen möchten, damit wir Empfehlungen geben können, wie Ihre Vision umgesetzt werden kann.
Wir können alles managen – vom kreativen Design und Branding über Bühnen- und Dekoraufbauten bis hin zur Produktion und Technik vor Ort – sodass Sie Ihre Vision nicht jedem Anbieter erneut erklären müssen. Encore fungiert als zentraler, vernetzter Partner, der die Lücken schließt und sicherstellt, dass alle einzelnen Elemente Ihres Events unter einem koordinierten, klar kommunizierten Dach zusammengeführt werden, das darauf ausgelegt ist, Ihre Eventziele zu erreichen. Ein einzelner Anbieter bedeutet zudem keine Überraschungen: Wir stellen sicher, dass Software aktuell ist, Audio und Video synchronisiert sind und Ihre Bühne optimal aussieht. Dies beseitigt viele Barrieren, die Teilnehmer erleben, wenn die technische Infrastruktur zwischen verschiedenen Anbietern zusammengebaut wird.
Ein noch besseres Zusammenspiel ist gewährleistet, wenn Ihr Partner eine Beziehung zum Veranstaltungsort hat. Als Partner vor Ort in vielen führenden Hotels und Kongresszentren erleichtern wir die Kommunikation mit dem Venue-Team und stimmen sie auf Ihre Eventstrategie, die gewünschte Teilnehmererfahrung und Ihre Ziele ab. Zudem verfügen wir über Insiderwissen, um potenzielle Herausforderungen zu erkennen und Lösungen zur vorausschauenden Planung vorzuschlagen. Zum Beispiel helfen unsere Kenntnisse der Hotels und unsere Kontakte zu Servicegruppen dabei, Raumlayouts, Set-ups, schnelle Umbauten, den Ablauf der Veranstaltung sowie Pausen- und Essenszeiten optimal zu planen und mit anderen Events im Venue abzustimmen. Dies unterstützt uns auch bei der schnellen Lösung von Problemen, die typischerweise bei Live-Events auftreten. Diese Optimierung und Abstimmung aller Eventlieferanten verstärkt die Kohärenz Ihres Events, schafft ein unvergessliches Erlebnis für Ihre Teilnehmer und eine relativ stressfreie Erfahrung für Sie und Ihr Team.
Wenn Sie einen Partner gefunden haben, mit dem Sie gut zusammenarbeiten, beziehen Sie ihn in Ihr gesamtes Eventportfolio ein. Die Zusammenarbeit mit Encore über mehrere Events hinweg ermöglicht es Teams, wichtige Kennzahlen pro Event und im Jahresvergleich zu verfolgen und zu zeigen, wie Ihre Events zur Erreichung der organisatorischen Ziele beitragen. Wir gewährleisten Qualität, Effizienz und Konsistenz von Event zu Event und schaffen gleichzeitig Skaleneffekte über verschiedene Veranstaltungsorte hinweg. Am besten ist: Wir wissen bereits, wie Sie arbeiten möchten, was Sie erreichen wollen und was sich bewährt hat oder verbessert werden muss – ohne dass Sie uns einarbeiten müssen. Diese Art der Zusammenarbeit bietet ein hervorragendes Kundenerlebnis, das sich in außergewöhnlichen Events und Ergebnissen weltweit niederschlägt.
2) Die Expertise des Produktionspartners nutzen
Ein einzelner Produktionspartner ist nicht nur Experte für Event Technologie. Kreatives Branding, Präsentationen, Ausstellungen, hybride Events, mobile Apps, Plenarsitzungen oder Publikumsengagement – all diese Bereiche werden von spezialisierten Teams abgedeckt.
Der beste Partner kann essentielle, erweiterte und optimale Lösungen für kreative, technische und produktionstechnische Aspekte Ihrer Eventziele und Budgetvorgaben erläutern. Mit Encores umfassendem Wissen über Veranstaltungsorte und Technik wissen wir, was in jedem Raum funktioniert und wie jeder Raum optimal präsentiert wird. Wir kennen auch Alternativen, die ein ähnliches Ergebnis zu einem anderen Preis erzielen, daher seien Sie transparent in Bezug auf Budget und Einschränkungen, damit wir Empfehlungen individuell anpassen können. Der Vorteil, mit einem Team zu arbeiten, das Sie kennt und bewährte Best Practices für Ihre Events replizieren kann, ist enorm – egal, wo die Events stattfinden.
Sie möchten einen Partner, dessen Team über die neuesten Trends, Technologien, Strategien zur Teilnehmerbindung und Kundenzufriedenheit informiert ist. Bei der Auswahl potenzieller Partner sollten Sie sich nach der Ausbildung und Schulung ihrer Mitarbeiter erkundigen. Encore investiert stark in seine Mitarbeiter, Produkte und Technologie-Lösungen, sodass Teams kontinuierlich lernen und innovativ bleiben. Die Ausrichtung an den Markenwerten Ihrer Organisation ist ebenfalls ein entscheidender Faktor, und Encores Fokus auf exzellenten Service und Kundenbetreuung macht uns zu einer natürlichen Erweiterung Ihres Teams.
3) Vertrauen Sie Ihrem Produktionspartner, Ressourcen und Beziehungen zu koordinieren
Der schnellste Weg, wieder Zeit zu gewinnen, besteht darin, Ihrem Event-Produktionspartner die Koordination der benötigten Ressourcen und Teams zu überlassen. Wenn er bei der Strategieentwicklung geholfen hat und den Veranstaltungsort gut kennt, benötigt er nur Ihre Markenrichtlinien, Rückmeldungen und Freigaben, um alle anderen Elemente umzusetzen.
Zum Beispiel müssen Sie sich nicht um separate Anbieter für Technologien zur Teilnehmerbindung, Event- Apps oder audiovisuelle Ausstattung kümmern. Encore kann all diese Services bereitstellen und sicherstellen, dass alles nahtlos zusammenarbeitet. Sie können sich darauf verlassen, dass wir alles erledigen – von Walk-in-Motion-Graphics, Design von Lower-Thirds und Auswahl der Audio-Jingles bis hin zum Livestream der Hauptplenarsitzung und der Bereitstellung für Ihr Online-Lernmanagementsystem nach dem Event.
Wenn Sie einen einzigen Anbieter engagieren, der alles übernimmt – von der Gestaltung einer beeindruckenden Bühne über Branding und Content bis hin zur Show-Produktion und Durchführung – verfolgen Sie automatisch einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem jedes Element vollständig auf Ihre Eventziele abgestimmt ist. Dies verbessert die Kundenerfahrung für Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren.
Diese Partnerschaft erleichtert Ihnen die Arbeit, da Sie einen einzigen Ansprechpartner haben: den Projektleiter von Encore, der Fristen und Lieferungen festlegt und sicherstellt, dass alle Eventelemente im Plan bleiben. Das Encore-Team koordiniert die Kommunikation zwischen kreativen, technischen, Produktions- und On-Site-Teams.
Dank der Vielzahl an Services, Produkten und Lösungen kann Ihre Partnerschaft mit Encore je nach Bedarf skaliert werden. Ein einzelner Event-Anbieter stellt ein starkes Netzwerk an Ressourcen bereit, was insbesondere bei komplexen Events wichtig ist. Mit regionalen Netzwerken von Lagern und Partner-Venues kann Encore schnell zusätzliche Ressourcen, Personal und Equipment bereitstellen, um bestehende Onsite-Installationen zu ergänzen.
Kurz gesagt, die Zusammenarbeit mit einem einzigen Event-Partner wie Encore spart Zeit und Nerven, da er die notwendigen Abläufe koordiniert, um Ihre Vision umzusetzen. Ein zentraler Ansprechpartner vereinfacht Kommunikation und Planung. Da Encore auf Ihre Eventziele abgestimmt ist und deren Erreichung verfolgen kann, hilft es Ihnen, einen guten Eindruck zu hinterlassen und den Wert Ihres Eventportfolios innerhalb Ihrer Organisation zu demonstrieren. Am wichtigsten: Wenn Sie von der Strategie bis zur Durchführung mit einem einzigen Team zusammenarbeiten, maximieren Sie die Abstimmung und schaffen wirklich unvergessliche Erlebnisse.