Selbst die kleinste Veranstaltung kann überraschende Komplexität beinhalten: innovative Technologie, entfernte Teilnehmer, ganz zu schweigen von Änderungen vor Ort. Und mit jedem Anbieter oder Produktionspartner wird diese Komplexität durch die Notwendigkeit verstärkt, zusätzliche Personen und Prozesse, Erwartungen und Produktionspläne zu verwalten. Dies ist der Grund, warum – insbesondere wenn Sie nur begrenzte Zeit und Ressourcen haben – eine Partnerschaft mit einem einzigen Event -Produktionsanbieter, um all Ihre kreativen, Produktions- und Technologieanforderungen zusammenzuarbeiten, erleichtert das Leben Ihres Teams exponentiell. Hier sind drei kluge Möglichkeiten, um die Leistung eines einzelnen Event -Produktionspartners zu nutzen.
3 Möglichkeiten zur Vereinfachung der Ereigniskomplexität
September 11, 2023
1) Richten Sie sich Strategie und Lösungen aus, um die Teilnehmererfahrung zu verbessern
Der beste Produktionspartner für Veranstaltungen wird von Anfang an bei Ihnen und Ihrem Team sein-Ihre Ereignisziele, Ihre Geschichte und Ihre Muster kennenlernen und die Ereignisstrategie mit Ihnen zusammenstellen. Wenn Sie verstehen, warum Sie sich treffen und was Sie erreichen möchten, können Sie Empfehlungen geben, wie Sie Ihre Vision zum Leben erwecken können.
Wenn dieser Partner alles verwalten kann, vom kreativen Design/Branding bis hin zu Sets/Dekor, Lautsprecherinhalten und Coaching bis hin zu Produktion und Technologie vor Ort, müssen Sie sich keine Sorgen machen, Ihre Vision für jeden Anbieter wiederherzustellen. Ihr Event-Produktionspartner schließt diese Lücke aus und stellt sicher, dass alle unterschiedlichen Teile Ihrer Veranstaltung unter einem koordinierten, gut kommunizierten Dach vereint sind, mit dem Sie Ihre Veranstaltungsziele erreichen können. Ein einzelner Anbieter bedeutet auch keine Überraschungen: Sie garantieren, dass Software auf dem neuesten Stand ist, die Audio- und Video -Synchronisierung, SSOs und APIs integriert und vieles mehr. Dies beseitigt viele der Experten der Teilnehmer, wenn die technische Infrastruktur zwischen verschiedenen Anbietern zusammengeschustert ist.
Noch eine bessere Ausrichtung ist sicher, wenn Ihr Partner eine Beziehung zum Veranstaltungsort des Gastgebers hat. Partner, die mit Ihrem Gastgeber eingebettet sind, können die Beziehungen zum Veranstaltungsortteam ermöglichen und ihnen helfen, sich an Ihrer Veranstaltungsstrategie, Ihrer gewünschten Erfahrung und den gewünschten Zielen der Teilnehmerin übereinzustimmen. In den in den Gebensdaten auch in den Inside-Track, mögliche Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen, um Ihre Bedürfnisse zu antizipieren. Zum Beispiel helfen Ihnen ihr Insider-Wissen und die Beziehungen zu Hotel-Service-Gruppen, die Raumlayouts, Setups, schnelle Kurven, zeigen Fluss und das Timing von Pausen und Mahlzeiten, sodass sie mit anderen Veranstaltungen im Veranstaltungsort synchronisieren. Dies hilft ihnen auch, Probleme zu beheben, die normalerweise bei Live -Events auftauchen. Diese Optimierung und Ausrichtung zwischen all Ihren Veranstaltungsanbietern verstärkt den zusammenhängenden Charakter Ihrer Veranstaltung und schafft eine wirklich einprägsame Erfahrung für Ihre Teilnehmer sowie eine relativ stressfreie Erfahrung für Sie und Ihr Team.
Sobald Sie einen Event -Produktionspartner gefunden haben, mit dem Sie gut arbeiten, engagieren Sie ihn mit Ihnen in Ihrem Veranstaltungsportfolio. Sie werden in der Lage sein, wichtige Metriken pro Ereignis und gegenüber dem Jahr zu verfolgen, die zeigen, wie Ihre Arbeit zur Erreichung organisatorischer Ziele beiträgt. Und sie können Qualität, Leichtigkeit und Konsistenz von einem Ereignis zum nächsten gewährleisten und gleichzeitig eine Skaleneffekte über die Veranstaltungsorte hinweg schaffen. Das Beste von allem ist, dass sie bereits wissen, wie Sie gerne arbeiten, was Sie erreichen möchten und was funktioniert hat oder von der Veranstaltung zu Veranstaltung verbessert werden muss, ohne dass Sie sie erziehen müssen. Diese Art von Beziehung bietet ein hervorragendes Kundenerlebnis, das sich in außergewöhnliche Ereignisse und Ergebnisse niederschlägt, unabhängig davon, wo in der Welt Sie sie produzieren.
2) Fachwissen der Produktionspartner einsetzen
Ein einzelner Produktionspartner ist nicht nur ein Experte für Event -Technologie. Kreatives Branding, Präsentationen, Ausstellungen, Hybridveranstaltungen, mobile Apps, allgemeine Sitzungen oder Engagement des Publikums – sie bilden Teams mit Fachwissen in all diesen Bereichen.
Der beste Partner kann gute, bessere und beste Lösungen für kreative, Produktions- und technologische Aspekte Ihrer Ereignisziele und Budgetparameter erklären. Wenn der Partner den Veranstaltungsort kennt, wissen er, was in jedem Raum funktioniert und wie jeder Raum zu seinem besten Vorteil zeigt. Möglicherweise können sie gebündelte Dienste oder Sonderveranstaltungspakete anbieten, die Sie nirgendwo anders finden können. Sie werden auch wissen, welche Optionen zu einem anderen Preis ein ähnliches Ergebnis erzielen könnten. Seien Sie also transparent zu Ihrem Budget und anderen Einschränkungen, damit sie Empfehlungen für Sie anpassen können. Die Zusammenarbeit mit einem Team, das Sie kennt, hat einen unglaublichen Vorteil. Und wer kann etablierte Best Practices für Ihre Veranstaltungen nachbilden, egal wo sie organisiert sind.
Sie möchten einen Partner, dessen Team über die neuesten Trends, Technologien, das Engagement des Publikums und die Kundenzufriedenheitsstrategien auf dem neuesten Stand ist. Fragen Sie bei der Befragung potenzieller Partner, wie ihre Teammitglieder ausgebildet und geschult werden. Welche Kapitalinvestitionen tätigen sie in ihren Mitarbeitern, Produkten und Technologielösungen? Wie geht es um den Kundenerfolg? Sehen sie Herausforderungen oder Lösungen? Die Ausrichtung auf die Markenwerte Ihres Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, da dies ein wichtiger Indikator dafür ist, ob sie das Engagement Ihres Unternehmens für die Bereitstellung von Service -Exzellenz und Kundensupport entsprechen.
3) Vertrauen Sie Ihrem Produktionspartner, Ressourcen und Beziehungen zu koordinieren
Der schnellste Weg, um Ihren Kalender wieder Zeit zu setzen, besteht darin, Ihrem Event -Produktionspartner zu vertrauen, um die Ressourcen und Teams zu koordinieren, die für die Ausführung Ihrer Veranstaltung benötigt werden. Wenn sie dazu beigetragen haben, die Strategie festzulegen und über den Veranstaltungsort des Gastgebers zu kennt, benötigen sie nur Ihre Markenrichtlinien, Feedback und Genehmigung, um mit den anderen Elementen zu laufen.
Sie müssen sich beispielsweise keine Sorgen machen, dass Sie separate Anbieter für die Engagement-Technologie des Publikums, eine Veranstaltungs-App und eine audiovisuelle Veranstaltung im Zimmer beschaffen. Der Event -Produktionspartner kann all diese Dienste und Teams zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass alles zusammen funktioniert. Sie können sich darauf verlassen, dass sie alles erstellen, von der Erstellung von begehbaren Bewegungsgrafiken, dem Entwerfen von niedrigeren Dritteln und der Auswahl der Audiosticher bis hin zur Livestream der allgemeinen Sitzung und der Verpackung von Post-Event für Ihr Online-Lernmanagementsystem. Sie können Bühnenmanager und Set -Designer zur Verfügung stellen.
Wenn Sie einen Anbieter dazu verpflichten, alles zu tun, von der Erstellung der Ereignisstrategie, dem Entwerfen von Branding und Inhalten, der Erzeugung der Show und der Ausführung, können Sie leichter einen ganzheitlichen Ansatz für Ihr Ereignis verfolgen, bei dem jedes Element vollständig auf Ihre Ereignisziele ausgerichtet ist. Dies verbessert das Kundenerlebnis für Ihre Teilnehmer, Aussteller und/oder Sponsoren.
Diese Beziehung erleichtert Ihr Leben, da Sie einen einzigen Kontaktpunkt haben: Der Projektmanager des Event -Produktionspartners, der Fristen und Ergebnisse festlegt und sicherstellt, dass alle Event -Elemente auf dem richtigen Weg sind. Das Team des Event-Produktionspartners wird die Inter-Team-Kommunikation mit der kreativen, Produktion, Technologie und vor Ort verwalten.
Aufgrund der Vielfalt der Dienstleistungen, Produkte und Lösungen kann Ihre Partnerschaft nach Ihren Anforderungen skalieren. Ein einzelner Ereignisanbieter stellt ein starkes Netzwerk von Ressourcen zur Verfügung. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein komplexes Ereignis haben. Wenn sie über ein regionales Netzwerk von Lagerhäusern und Veranstaltungsorten verfügen, können sie schnell skalieren, um Ihnen zusätzliche Ressourcen, Mitarbeiter und Geräte zur Verfügung zu stellen, um das zu verstärken, was möglicherweise bereits vor Ort ist.
Kurz gesagt, die Inaktion mit einem einzelnen Ereignispartner sparen Sie Zeit und Kopfschmerzen, während sie die beweglichen Teile koordinieren, die erforderlich sind, um Ihre Vision zum Leben zu erwecken. Ein einziger Kontaktpunkt für alle Ihre Ereignisse erfordert die Kommunikation und vereinfacht den Planungsprozess. Da sie mit Ihren Eventzielen übereinstimmen und Ihnen helfen können, ihre Leistung zu verfolgen, lassen sie Sie gut aussehen und Ihnen helfen, den Wert Ihres Event -Portfolios auf eine Weise zu demonstrieren, die Ihr Profil in Ihrem Unternehmen erhöht. Das Beste ist, wenn Sie mit einem Team von Strategie bis hin zur Ausführung zusammenarbeiten, maximieren Sie die Ausrichtung und bieten wirklich unvergessliche Erfahrungen.